Conformité de licences – les bonnes pratiques

il y a 6 mois

Royalties licensing

Votre entreprise s’est tournée vers une stratégie de Licensing pour développer son activité et a signé des accords de partenariat vous permettant d’industrialiser vos innovations à grande échelle.

Les bonnes pratiques pour sécuriser votre stratégie

Il est important de bien encadrer votre programme de conformité de licences, qui évoluera avec le développement de votre activité commerciale.

Conditions préalables au bon fonctionnement d’un programme de conformité

👉 Avez-vous implémenté une solution logicielle pour la gestion et l’optimisation de vos portefeuilles brevets/designs et autres propriétés intellectuelles ?

✅ Le succès d’une activité de Licensing commence par une bonne gestion de votre propriété intellectuelle et industrielle, ce qui facilitera vos choix stratégiques.

👉 Avez-vous une clause d’audit dans vos contrats de licence ? Cette clause couvre-t-elle tous les éléments nécessaires pour récolter les informations essentielles à la vérification des déclarations de vos partenaires ?

✅ Une clause d’audit efficace doit inclure tous les éléments nécessaires pour vérifier l’exactitude des déclarations fournies par vos partenaires. Vous trouverez ci-dessous un échantillon de ces éléments :

✔ Documents permettant la vérification des ventes réelles réalisées,

✔ Copies des factures,

✔ Etat des lieux des stocks

✔ Toutes les informations utiles à votre situation particulière

Une clause d’audit incomplète empêchera le bon déroulement de l’audit car cela permettra aux partenaires de refuser de divulguer des informations nécessaires à la finalisation de l’audit. Dans la mesure où la non-conformité des contrats n’aura pas pu être confirmée, votre entreprise ne pourra pas récupérer les impayés de frais de licence et de redevances par manque de preuve.

Stratégies de programmes de conformité

Les mesures du programme de conformité seront adaptées à chaque entreprise en fonction de ses besoins spécifiques. Deux stratégies complémentaires sont à votre disposition :

👉 Un plan de prévention

👉 Un plan de recouvrement proactif

Plan de prévention

👉 La négociation des contrats de licence permet aux entreprises impliquées de clarifier l’interprétation des différentes clauses et donc de les appliquer de manière uniforme autant du côté du concédant de licence que du partenaire en charge de l’industrialisation de l’innovation. Deux exemples concrets ci-dessous :

✅ Lister et définir précisément les termes et notions clés avant la rédaction finale du contrat de licence

✅ Fournir des exemples de calcul de redevances qui correspondent aux besoins pratiques des partenaires

❗ N’hésitez pas à répéter cet exercice régulièrement, tout particulièrement quand vos interlocuteurs changent.

✅ Valeur ajoutée :

✔ Réduction des risques d’interprétation erronée du contrat de licence

✔ Réduction des risques d’erreurs de calcul des redevances

✔ Amélioration de la qualité de la relation entre les partenaires du fait du nombre réduit de désaccords

👉 Il est recommandé de procéder à une vérification approfondie du calcul de redevances fourni par vos partenaires à réception de chaque rapport de redevances.

✅ Valeur ajoutée :

✔ Détection précoce des erreurs de calcul et d’interprétation de contrat

✔ Négociation des impayés sur la base de montants plus faibles (5 000€ contre 500 000€ en cas de détection tardive)

✔ Communication régulière qui enrichit le partenariat existant

❗ Cette méthodologie vous permettra de réduire le temps passé à la résolution de conflits et les coûts induits par la mise en place d’un plan de recouvrement proactif.

Plan de recouvrement proactif

L’objectif d’un plan de recouvrement des impayés (ou de remboursements du trop-perçu) est de vérifier la conformité des déclarations, par les licenciés, du nombre d’unités vendues ainsi que le calcul des redevances.

L’outil principal pour sa mise en place est l’audit qui se traduit sous différentes formules détaillées ci-dessous :

👉 Envoi d’un courrier à vos partenaires les informant de votre droit de procéder à un audit

✅ Valeur ajoutée :

✔ Opération à bas coût qui incite les partenaires à procéder à un audit interne et à déclarer à postériori des impayés en cas d’anomalies

👉Vérification interne : cela consiste à vérifier en interne la conformité des contrats de licence de vos partenaires grâce à une inspection détaillée des déclarations de redevances ainsi qu’à l’envoi de questionnaires relatifs à leurs activités de Licensing.

✅ Valeur ajoutée :

✔ Solution rentable qui permet de rassembler des données stratégiques pour l’identification des risques potentiels et des licenciés à contrôler

👉 Audits légers groupement d’audits sur une période courte se basant sur un échantillon de produits ou de services sur un territoire définiPar exemple, il est possible de sélectionner cinq partenaires basés à Shanghai avec des audits qui couvriront deux produits présélectionnés sur une période d’un an.

✅ Valeur ajoutée :

✔ Coût réduit par rapport à un audit approfondi

✔ Opportunité de vérifier la conformité de partenaires non prioritaires avec une criticité des risques faible (faible nombre de licences, niveau de redevances payées moyen (catégories Top 2/3))

✔ Possibilité de faire évoluer l’audit en audit approfondi en cas de détections d’anomalies

👉 Audits approfondis : c’est un audit qui couvre l’intégralité des contrats et des revenus qui en découlent sur une période qui peut aller de trois à quatre ans en fonction des termes du contrat de licence.

✅ Valeur ajoutée :

✔ RSI pouvant aller jusqu’à dix fois la valeur du coût initial investi. Une politique efficace d’analyse de données permettra de mieux cibler les partenaires à risque et d’atteindre cet objectif.

❗ Un programme de conformité bien encadré vous permettra d’améliorer la qualité de vos relations avec vos partenaires et de développer une vision stratégique sur le long-terme grâce aux outils de contrôle mis en place. Je suis disponible pour mettre en place avec vous des programmes de conformité adaptés à vos besoins. Vous pouvez me contacter à claudine@infinite-value.fr ou sur www.infinite-value.fr